אם אתם עובדים כפרילנסרים או מנהלים חברה, אתם בוודאי יודעים את זה אתה בהחלט חייב לשמור את הקבלות. במשך שנים. אבל כשמתחילים לאגור ניירות בתיקיות ובקופסאות, עולה הספק: מה אני עושה עם כל תעודות המשלוח האלה? האם אני מחויב גם לשמור אותן?
עסקים רבים, במיוחד במגזרים כמו אירוח, קמעונאות או לוגיסטיקה, מוקפים בתעודות משלוח על בסיס יומי. יש להפריד אילו מסמכים חיוניים לשמירה ואילו ניתן להשמיד בבטחה. זהו המפתח להימנעות מעונשים, להרוויח מקום ולשמור על סדר בחשבונות. בואו נבחן את זה ברוגע ובדוגמאות ברורות.
מהו בעצם תעודת משלוח ולמה הוא משמש?
תעודת משלוח היא, במהותה, מסמך מסחרי המתעד כי סחורה נמסרה או שירות ניתן בין שני צדדים. זה לא מוכיח תשלום, אלא אספקה: הספק מוכיח שהלקוח קיבל את מה שסוכם.
Normalmente תעודת המשלוח מונפקת בעת אספקת הסחורה או השלמת השירות.לפני יצירת החשבונית, איש המשלוח או הספק מציגים את ההזמנה, הלקוח בודק אותה וחותם אם הכל תקין. מסמך חתום זה משמש כהוכחת מסירה.
בפעולות הכוללות חברת הובלה או שליחויות, תעודת המשלוח משמשת גם כתיעוד תומך במקרה של תביעות פוטנציאליות.: מאפשר הוכחה שהחבילה הגיעה ליעדה והתקבלה על ידי הנמען או האדם שחתם עליה.
למרות שזה אולי נראה כמו מסמך "קטן", לתעודת המשלוח יש חשיבות תפעולית ומשפטית רבהמסייע במניעת סכסוכים על כמויות שסופקו, מוצרים שגויים, מחסור בסחורות או נזקים בהובלה.
מנקודת מבט של מס וחשבונאות, תעודת המשלוח לעולם לא תחליף את החשבונית.זה לא שימושי לניכוי מע"מ, לא להצדקת הכנסות או הוצאות בפני רשויות המס, וגם לא לרישום רשמי של העסקה ברישומי החשבונאות.
מידע שחייבת להכיל תעודת משלוח כדי להיות תקפה
למרות שלתעודת המשלוח אין תוקף פיסקאלי, היא יכולה להיות בעלת תוקף תוקף ראיות ותוקף ערבותבתנאי שהוא אוסף סדרה של נתונים מינימליים המזהים בבירור את הפעולה.
כדי שתעודת משלוח תהיה תקפה שימושי במקרה של תביעות פוטנציאליותבדרך כלל זה כולל, לכל הפחות, את האלמנטים הבאים:
- מקום ותאריך ההנפקה מתעודת המשלוח, כדי למקם את הפעולה בזמן ובגיאוגרפיה.
- קוד או מספר זיהוי של המסמך, המאפשר את קישורו לחשבונית העוקבת ולמסמכים פנימיים אחרים.
- מידע מזהה של השולח והנמען (שם או שם חברה, NIF/CIF, כתובת או כתובת למשלוח).
- מקום ותאריך מסירת הסחורה או מתן השירות.
- תיאור מפורט של המוצרים או השירותים: הפניות, כמויות, יחידות, מאפיינים בסיסיים וכו'.
- חתימה, ובמידת הצורך, חותמת הנמען, אשר מוכיחים כי האספקה בוצעה ושהלקוח מרוצה באותו מועד.
במקרים רבים, תבניות של תעודות משלוח כוללות גם שדות עבור תצפיות או אירועים (לדוגמה, אם יש חבילות פגומות או חסרות או כל אנומליה אחרת), דבר שימושי מאוד כשרוצים לתעד שהסחורה לא הגיעה במצב מושלם.
תעודת משלוח בעלת ערך ותעודת משלוח ללא ערך: הבדלים עיקריים
אחד ההבדלים החשובים ביותר בין תעודת משלוח לחשבונית הוא ש... אין חובה לציין את מחיר המוצרים או השירותים על גבי תעודת המשלוח.זה מוביל לשתי שיטות נפוצות למדי:
כאשר המסמך כולל מחיר היחידה של כל פריט, כל הנחה, מע"מ והעלות הכוללת של העסקה, יש דיבורים על א תעודת משלוח מוערכתזה נפוץ ביחסים עסקיים שבהם הספק רוצה שהלקוח יראה את עלות המה שמסופק כבר מההתחלה.
עם זאת, אם הם רק מופיעים ההפניות, התיאור והכמות של המוצרים או השירותיםללא נתונים כלכליים, אנו עומדים בפני תעודת משלוח ללא הערכה או לא מוערכתסוג זה משמש לעתים קרובות כאשר רוצים למנוע מצדדים שלישיים לראות את המחירים (לדוגמה, במשלוחים לחנויות קמעונאיות).
בשני המקרים, המפתח זהה: שום תעודת משלוח, מפורטת ככל שתהיה, אינה בעלת השלכות מס.גם אם ישנם מחירים, הם אינם משמשים כחשבונית ואינם, כשלעצמם, יוצרים חובה להצהיר על מע"מ או לרשום אותו כהכנסה או הוצאה.
דמותו של ה- "חשבונית משלוח"מסמך יחיד המשמש בו זמנית כתעודת משלוח וחשבונית. במקרים אלה, ובלבד שהמסמך עומד בכל הדרישות החוקיות של חשבונית, כן, יהיה לו תוקף מס מלא. ונשמר ומטופל ככזה.
הבדלים עיקריים בין תעודת משלוח לחשבונית
כדי למנוע בלבול, עדיף להיות מאוד ברורים ההבדלים העיקריים בין תעודת משלוח לחשבוניתמכיוון שלמרות שבדרך כלל הם הולכים יד ביד, כל אחד מהם ממלא תפקיד שונה במחזור הקנייה והמכירה.
ראשון, החשבונית היא מסמך חובה בעל תוקף משפטי ופיסקאלי.בעוד שתעודת משלוח אינה נדרשת על פי חוק בעסקה מסחרית, החשבונית היא זו המשמשת כהוכחה לעסקה הכלכלית ומשמשת לצורכי מס.
שנית, רק החשבונית מצדיקה את התשלום ומאפשרת לך לנכות מע"מ או לרשום הוצאה או הכנסהתעודת המשלוח רק מאשרת כי בוצעה משלוח או שירות, אך אינה מוכיחה כי התשלום או הגבייה המתאימים בוצעו.
הבדל עיקרי נוסף קשור לתוכן: כל חשבונית חייבת לכלול את המחיר, שיעור המע"מ החל, סכומי המס והסכום הכולל לתשלום.לעומת זאת, תעודת המשלוח עשויה לכלול מחירים או לא, תלוי אם מדובר בתעודת משלוח בעלת ערך או לא.
יתר על כן, מנקודת מבט של ארכיון וחובות פורמליות, יש לשמור את החשבונית לתקופות חוקיות מסוימות.בעוד שתעודת המשלוח, באופן עקרוני, אינה נושאת בחובה כללית זו... למעט במקרים מסוימים שנראה בקרוב.
חובה כללית לשמור חשבוניות ומסמכים אחרים
לפני שנכנסים לחובה הספציפית לשמור תעודות משלוח, חשוב לזכור כיצד היא פועלת. שימור חשבוניות, מסמכי חשבונאות ומס בספרדכאן נכנסים לתמונה קוד המסחר, חוק המס הכללי ותקנות המע"מ.
מצד אחד, סעיף 30 של קוד מסחרי זה קובע כי מעסיקים חייבים לשמור ספרים, התכתבויות, תיעוד ומסמכים תומכים קשור לעסק שלהם, מסודר כראוי, במהלך לפחות שש שנים מהרישום החשבונאי האחרון שבוצע.
מצד שני, ה- דיני מס כלליים קובע באופן כללי א תקופת התיישנות של 4 שנים כדי שרשויות המס יוכלו לאמת ולבדוק מיסים. משמעות הדבר היא שלצורכי מס בלבד, יש לשמור חשבוניות ומסמכים תומכים הקשורים למסים למשך תקופה זו לפחות.
תקנות מע"מ, ובפרט סעיף 165 לחוק המע"מ וסעיף 29.2.ה) לחוק המס הכללי, מחייבות עסקים ואנשי מקצוע להוציא, למסור ולשמור חשבוניות וקבלות של פעילותם במהלך תקופת ההתיישנות של חוק המס. הדבר משפיע הן על חשבוניות שהונפקו והן על אלו שהתקבלו.
בפועל, מיושם קריטריון התקן המחמיר ביותר: אם למסמך יש רלוונטיות מסחרית ומיסויית, הוא נשמר למשך שש שנים לפחות.בנוסף, ישנם מקרים מיוחדים (מוצרי השקעה, פיצוי על בסיסי מס שליליים, פעולות עם זהב להשקעה וכו') בהם ניתן להאריך את המועדים לעשר שנים או יותר.
האם חובה לשמור תעודות משלוח?
שאלת המפתח היא: האם חובת שמירת מסמכים חלה גם על תעודות משלוח? התשובה, באופן כללי, היא שאין חובה חוקית נוקשה כמו במקרה של חשבוניות, אך ישנם ניואנסים חשובים.
באופן כללי, תעודות משלוח אינן מסמכים בעלי תוקף פיסקאלי. והם אינם כלולים במפורש בין המסמכים התומכים שהתקנות דורשות לשמור במשך 4 שנות המס או 6 שנות העסקים. לכן, אם נסתכל רק על החוק, אין חובה לשמור אותם תמיד.
עם זאת, ישנו מקרה ספציפי אחד שבו תעודת המשלוח הופכת לחשובה לא פחות מהחשבונית עצמה. רשות המסים הבהירה כי, כאשר החשבונית אינה מתארת בפירוט את הפעולות שבוצעו ומתייחסת במפורש לתוכן תעודת המשלוח, אז תעודת משלוח זו נחשבת לחלק חיוני מהחשבונית.
במקרה כזה, כן, יש חובה לשמור את תעודת המשלוח יחד עם החשבונית., לאותה תקופה ועם אותן ערבויות של שלמות, קריאות ונגישות עבור המינהל.
במילים אחרות, אינך חייב לשמור את כל תעודות המשלוח באופן אוטומטי.עם זאת, הנך מחויב לשמור את אלו המופיעים בחשבוניות מבלי לשכפל את תוכנן, שכן בלעדיהם החשבונית תהיה חלקית בעיני רשויות המס.
תפקידם של תעודות משלוח בחשבוניות רגילות
ב חשבוניות רגילות (אלה המתעדים עסקה בודדת בתאריך מסוים), מקובל ש החשבונית עצמה צריכה לתאר בפירוט את הסחורה או השירותים ששולמו.הפניות, כמויות, מחירים, בסיסים, מיסים... הכל באותו מסמך.
במצבים אלה, ייתכן שיינתן בעבר תעודת משלוח כדי להוכיח מסירה, אך אם החשבונית הסופית אינה מציינת את תעודת המשלוח או פשוט משכפלת את המידע שלה במלואואין חובה חוקית ספציפית לשמור את המסמך הקודם.
זו הסיבה שעסקים רבים בוחרים יש להשמיד את תעודות המשלוח עבור חשבוניות רגילות לאחר שאימות כי הן תואמות לחשבונית שהתקבלה. ושאין פערים בכמויות, במוצרים או במחירים.
עם זאת, מנקודת מבט של ניהול ובקרה פנימיים, זה יכול להיות מעשי שמור זמנית את תעודות המשלוח עד שתאשר שאין תביעות אין בעיות עם הלקוח או עם המשלוח, במיוחד במגזרים שבהם החזרות נפוצות.
בקיצור, על חשבוניות רגילות: אם החשבונית אינה מתייחסת לתעודת המשלוח או אינה כוללת את כל המידע שלה, ניתן להסתדר גם בלעדיה. לאחר סגירת העסקה וללא סתירות.
חשבוניות סיכום וחובת שמירת תעודות משלוח
התרחיש משתנה כאשר ה- חשבוניות סיכוםחשבוניות אלו נפוצות מאוד בקשרים עסקיים עם משלוחים תכופים. הן מקובצות יחד מספר עסקאות שבוצעו עם אותו לקוח באותו חודש קלנדריבמקום להנפיק חשבונית עבור כל משלוח.
חשבוניות סיכום כמעט תמיד מסתמכות על הנפקת תעודות משלוח מוקדמותאשר מתעדים כל משלוח של סחורה או כל שירות שניתן. בסוף החודש מונפקת חשבונית גלובלית אחת המסכמת את העסקאות הללו.
לפי רשות המסים, כאשר משתמשים בחשבוניות סיכום, עלולות להתעורר בעיות מסוימות. שני מצבים ברורים מאוד:
- שחשבונית הסיכום יש לכלול תיאור מפורט של תוכן כל תעודות המשלוח.תיאורי מוצרים, כמויות, תאריכי אספקה וכו'. במקרה זה, תעודות משלוח אינן נחוצות עוד כתיעוד מס, ולכן, ניתן היה להשמיד אותם מבלי להפר את התקנות.
- שחשבונית הסיכום פשוט ציינו את המספרים או הקודים שעל גבי תעודות המשלוח.עם זאת, אין לשכפל את המידע שהם מכילים (לא מוצרים, לא כמויות ולא תאריכים ספציפיים). כאן הדברים משתנים לחלוטין.
באותו מקרה שני, כן, יש חובה לשמור את תעודות המשלוח המצורפות לחשבונית.הסיבה פשוטה: התקנות דורשות שהחשבונית תתאר את העסקאות, ואם תיאור זה כלול בתעודות המשלוח, אז תעודות המשלוח הופכות לפגום. חלק בלתי נפרד וחיוני מהחשבונית.
בפועל זה אומר את זה קובץ החשבונאות של חשבונית סיכום המפרט רק תעודות משלוח אינו שלם אם מסמכים אלה אינם נשמרים גם כן.כל בדיקת מס עלולה לדרוש מהם לאמת את פרטי העסקאות.
תעודות משלוח בעסקי אירוח וקייטרינג
במסעדות, ברים, בתי מלון ועסקי אירוח אחרים, הצטברות של תעודות משלוח היא תופעה יומיומיתכל משלוח של מוצרים (מזון, שתייה, מוצרי צריכה וכו') מלווה בדרך כלל בתעודת משלוח חתומה התואמת.
במגזר זה, מקובל מאוד שספקים מנפיקים חשבוניות תקופתיות (שבועיות או חודשיות) בעלות אופי מסכםחשבוניות אלה מקבצות יחד מספר רב של משלוחים הנתמכים על ידי תעודות משלוח. לכן, הכללים שדנו בהם בנוגע לחשבוניות סיכום הופכים רלוונטיים במיוחד.
אם החשבוניות מספקי האירוח שלכם הם כוללים פרטים על כל מוצר, כמות ותאריך אספקה.ניתן להסתדר בלי תעודות המשלוח לאחר אימות העקביות. עם זאת, אם החשבוניות מוגבלות ל- ציינו מספרי תעודות משלוח או ערכו סיכום כלליעליך לשמור את תעודות המשלוח עם כל חשבונית.
ראוי גם לזכור ש כאשר תעודת המשלוח משלימה את החשבונית, אותה תקופת שמירה מסחרית חלה עליה: לפחות 6 שנים לפי חוק המסחר, נספר מהרישום האחרון בספרים הקשור לפעולה זו.
מנקודת מבט מעשית, עסקי מסעדות רבים בוחרים ב דיגיטציה של תעודות משלוח וחשבוניותשימוש בתוכנות חיוב וניהול מסמכים המאפשרות לך לסרוק או לקבל מסמכים בפורמט אלקטרוני ולאחסן אותם בארכיון בצורה מסודרת ונגישה.
מועדים אחרונים ושיטת אחסון של תעודות משלוח שהן חובה
כאשר אנו מוצאים את עצמנו במצב שבו תעודת המשלוח הופכת לחלק מהחשבונית (מכיוון שהחשבונית מתייחסת אליה ואינה משחזרת את תוכנה), תקופת השמירה תהיה זהה לזו של החשבונית שהיא משלימה.
משמעות הדבר היא שלצורכי מס, עליך לשמור את סט החשבונית + תעודות המשלוח למשך 4 שנים לפחות מתאריך סיום המועד האחרון להגשת המס המתאים (לדוגמה, מע"מ). אם, בנוסף, יש לכך השלכות מסחריות, התקופה תגדל ל-6 שנים בהתאם לחוק המסחרי.
כאשר הפעילות משפיעה מוצרי השקעה או ניכויים לטווח ארוך, או קשורים לפיצוי על בסיסי מס שליליים במס הכנסה של חברות, ניתן להאריך את המועדים (עד 10 שנים או כל מה שיידרש כדי להוכיח כראוי פיצויים אלה).
בנוגע לפורמט, התקנות מאפשרות חשבוניות ומסמכים תומכים, כולל תעודות משלוח, נשמרים הן על נייר והן בפורמט אלקטרוניהדבר החשוב הוא להבטיח את אותנטיות המקור, שלמות התוכן וקריאותו לאורך כל תקופת השימור.
יתר על כן, יש להבטיח כי רשות המסים תוכל לגשת אליהם ללא עיכוב בלתי סביר אם תבקשו אותם, בין אם משום שהם מאוחסנים פיזית ובין אם משום שהם זמינים במערכת ממוחשבת המאפשרת אחזורם מיידי.
האם עלינו לשמור גם תעודות משלוח שאינן חובה?
למרות שהחוק דורש רק לשמור תעודות משלוח מסוימות (אלה המהוות חלק מהחשבונית באמצעות הפניה מפורשת), מומלץ מאוד לשמור את שאר תעודות המשלוח, לפחות לזמן סביר. שנוצרים בפעילות היומיומית.
מצד אחד, מסמכים אלה שימושיים מאוד עבור לפתור בעיות עם ספקים או לקוחותפערים בכמויות, שגיאות בחשבוניות, החזרות סחורה, תביעות פיצויים וכו'. תעודת המשלוח החתום היא בדרך כלל הראיה הראשונה שאליה מתייעצים.
מצד שני, בביקורות פנימיות או סקירות חשבונאיות, תעודות משלוח מסייעות לאמת את יכולת המעקב אחר פעולות ולוודא שהחשבוניות משקפות במדויק את מה שסופק או התקבל.
יועצים רבים ממליצים, כנוהג זהיר, שמור את כל תעודות המשלוח לפחות עד שתהיה בטוח שלא יהיו תביעות או התאמות על החשבוניות הרלוונטיות, ולאחר מכן סנן רק את אלו שיש לשמור עקב חובה חוקית.
בכל מקרה, השימוש ב- תוכנת חיוב וניהול מסמכים זה מקל על המשימה הרבה יותר: זה מאפשר לך לקשר כל חשבונית עם תעודות המשלוח שלה, בין אם אתה שומר את כולן או מגיש רק את ההכרחיות ביותר, וזה מפחית את כמות הנייר הפיזי המאוחסן.
כל מי שמבין מהו תעודת משלוח, איזה מידע עליו להכיל, ובאילו מקרים הוא הופך לחלק מרכזי בחשבונית, תוכלו לנהל את קבצי החשבונאות שלכם בשקט נפשי רב יותר ובלי צבירת ניירות שלא לצורך "ליתר ביטחון"..