להיות עצמאי זה לא קל. אתם צריכים לנהל הרבה דברים בו זמנית, לא רק את מה שאתם עושים, אלא גם חיוב, חשבונאות, שיווק, אבטחה דיגיטלית וכו'. לפני שנים, כשהאינטרנט לא היה נפוץ כל כך, זה היה קל יותר, אבל עכשיו אתם צריכים נראות דיגיטלית כדי להשיג יותר לקוחות. וכדי להשיג זאת, שימוש בכלים דיגיטליים חיוניים עבור פרילנסרים יכול לעשות את ההבדל בין ביצוע הכל לבין הישארות בכאוס.
רגע, אתה לא יודע מה כלים יכולים להיות השימושיים ביותר עבור הדברים השונים שעליך לעשות? אל דאגה, ניתן לכם את כל הטיפים הבאים כדי להבטיח שלא יהיו לכם בעיות. האם נתחיל?
כלים דיגיטליים חיוניים לפרילנסרים בתחום החיוב והחשבונאות
אנחנו חייבים להתחיל בכך שאנחנו נותנים לך אזהרה. ובקרוב תושק חשבוניות דיגיטליות. מה זה כרוך? ובכן, אז לא תוכלו עוד לשלוח ללקוחות חשבונית בפורמט PDF. אבל זה חייב להיעשות בצורה מסוימת ובפורמט מסוים.
על פי נתונים מקוונים, החל מ-1 ביולי 2025, עצמאים וחברות עם מחזור שנתי של יותר מ-8 מיליון אירו חייבים להתחיל להשתמש בחשבוניות אלו. לשאר יש שנתיים מפרסום התקנות, אך המועד האחרון להנפקת חשבוניות אלקטרוניות הוא 2027.
כל זה מגיע מ- חוק 18/2022, על הקמה וצמיחת חברות (הידוע כחוק "יצירה וצמיחה").
בהתחשב בכך, עליכם לוודא שהכלים שאנו ממליצים עליהם עומדים בתקנות. ומהם אותם כלים? הבא:
אחת האפשרויות הראשונות היא קוויפו. זהו אחד הכלים הנפוצים ביותר בקרב פרילנסרים ליצירת תקציבים, חשבוניות ורישום הוצאות. זה גם מאפשר לך להגיש מיסים ולשלוט בחשבונאות. זה לא בחינם, אבל לפעמים שווה את זה כדי שיהיה הכל בלוח מחוונים אחד ולנהל אותו בקלות רבה יותר.
כלי חשבונאי ידוע נוסף הוא הוחזק, אשר מציעה לכם חשבוניות, חשבונאות, CRM, מלאי וניהול פרויקטים. זה אידיאלי עבור אלו עם מספר לקוחות או אלו שצריכים להפוך משימות לאוטומטיות, כגון תזכורות תשלום וכו'.
לבסוף, יש לך חשבונית ישירה, אשר מתמקדת בהצעת כלי פשוט לפרילנסרים המבוסס על יצירת תקציבים וחשבוניות. במקרה זה, למרות שידע בחשבונאות אינו נדרש, הוא מועיל להבנה, במיוחד בכל הנוגע למיסים.
כלים לניהול משימות ופרודוקטיביות
להיות עצמאי פירושו לעבוד קשה, לא רק במה שאתה עושה, אלא גם בניהול העסק שלך. וזה לא אומר שאתם יכולים להאריך את הימים שלכם ל-48 שעות במקום 24. זו הסיבה שכלים דיגיטליים לניהול משימות או להפיכתכם לפרודוקטיביים יותר יעילים.
במקרה זה, אנו ממליצים Trello, אחד הטובים ביותר להמחשת כל מה שצריך לעשות, בין אם יומי, שבועי או חודשי. זה בחינם וממוקד לפרילנסרים, יועצים וכו'.
אם אתה לא אוהב את זה, אתה יכול לנסות רעיון. זה דומה לקודם, שכן זה מנהל משימות, אבל יש לך סביבת עבודה שבה אתה יכול ליצור מסדי נתונים, רשימות לקוחות, לוח שנה, לכתוב תוכן וכו'.
מצד שני, אם אתם מחפשים משהו פשוט יותר שיארגן בפשטות את המשימות שאתם צריכים לעשות מדי יום, יתעדף אותן ויסנכרן אותן עם היומן שלכם, Todoist ייתכן שזה הפתרון שקיווית לו.
כלים לתקשורת וקיום פגישות
בשלב זה, כנראה שכבר יש לך כמה כלים. אבל אנחנו רוצים לדבר איתך על שלושה מהם. הראשון הוא זום. זה התחיל כפלטפורמת שיחות וידאו פשוטה, אבל היא מאפשרת לך להקליט, לקיים פגישות עם לקוחות או מספר אנשים באינטרנט, לשתף את המסך שלך ועוד. כל זה מועיל לפרילנסר, מכיוון שיש לו כלי אוניברסלי לתקשורת עם לקוחות באינטרנט. היזהרו, כי הגרסה החינמית מגבילה את הזמן שתוכלו להקדיש לשיחת וידאו.
מצד שני, יש לך גוגל פגישה, שיצא קצת אחרי זום, למרות שהוא בעצם כבר היה קיים כי הייתה אפשרות לבצע שיחות וידאו (זה פשוט נקרא בשם אחר). זה פחות בשימוש, אבל יעיל בדיוק כמו זום, וגם אין לו הגבלות על מספר השיחות שניתן לבצע.
הכלי האחרון שאנו מציעים לכם הוא נבחרת. ברמה המקצועית והעסקית, זהו הנפוץ ביותר, ומאפשר שיחות וידאו קבוצתיות, צ'אטים, שיתוף מסמכים וכו', כך שזה גם רעיון טוב. למרות שברמת הלקוח, זה אולי לא כל כך מבוסס.
כלים לניהול זמן ובקרת זמן
דחיינות היא אחת הבעיות הגדולות ביותר, לא רק עבור עצמאים, אלא גם עבור כל עובד. והשלמת כל המשימות שאתם מציבים ליום אינה תלויה בלהיות טובים בזה, אלא בניהול הזמן שלכם בצורה נכונה.
לשם כך, אנו מציעים לכם לשלב כלי מסוג זה בחיי היומיום שלכם. מסלול Toggl שעוקב אחר הזמן בעזרת שעון עצר כדי לתעד כמה זמן אתה מבלה בכל משימה או עם כל לקוח. כך תוכלו לחשב טוב יותר את התקציבים והשעות שלכם.
מצד שני, יש לך שעון, אשר מקים בקרת זמן, כמו גם ניהול פרויקטים.
כלי שיווק ונראות
כיום, כדי למצוא לקוחות, חייבים נוכחות באינטרנט. ולשם כך את צריכה כלים שיעזרו לך. אחד מהם עשוי להיות קנבה, במובן שתוכלו ליצור תמונות לחשבוניות שלכם, לפוסטים שלכם במדיה החברתית, לבנרים וכו'.
אתם צריכים גם כלי שיווק בדוא"ל. הידוע ביותר הוא מיילצ'ימפ או אקטיב קמפיין. אבל הם יקרים בהשוואה לאפשרויות אחרות, במיוחד אם אתם רק מתחילים. אם כן, בחרו למשל ב-Brevo, שהוא אחד הפתרונות הנפוצים ביותר בקרב פרילנסרים ועצמאים.
לבסוף, כדי לנהל רשתות חברתיות, תוכלו להשתמש מטריקול או משהו דומה. עם זאת, היזהרו, מכיוון שלפעמים מדיה חברתית לא מציעה נראות רבה לפוסטים אם אתם מנהלים אותם באמצעות כלים של צד שלישי, כמו אם אתם משתמשים בכלים שלהם. במובן זה, תוכלו להשתמש בכלים אלה כדי לנהל את הנוכחות שלכם במדיה החברתית ולצפות בדוחות. אבל עבור תוכנות אני ממליץ יותר על כלי הרשת.
כלים לאבטחה דיגיטלית
תמיד רעיון טוב הוא שיהיו לך כלים שיעזרו לך להימנע מבעיות, כמו אובדן סיסמאות, גישה למידע רגיש או אפילו חתימה חוקית על חוזים או תקציבים.
למשל, יש לך DocuSign, שהוא כלי לחתימה המקובל כחוק על פי החקיקה הספרדית.
מצד שני, יש לך Bitwarden, שהוא מנהל חינמי ומאובטח המומלץ על ידי מומחי אבטחת סייבר. עבור מיילים מוצפנים (שיווק בדוא"ל), תוכלו להשתמש ב-ProtonMail, שיש לו שרתים בשוויץ ומשמש בעיקר כשצריך לשלוח מידע סודי.
ישנם עוד הרבה כלים חיוניים לפרילנסרים. האם אתה ממליץ על משהו?