שמעתם על ערוץ התלונות? האם אתה יודע מהו ערוץ הדיווח החובה ומי מנהל אותו? זו הנהלה שאתה חייב לקחת בחשבון אם אתה בעל חברה.
אבל מה זה? איך זה צריך להיווצר? מי צריך לנהל את זה ולהיות אחראי? על כל זה אנחנו הולכים לדבר איתך למטה.
מהו ערוץ הדיווח החובה?
נתחיל בדבר הראשון, והוא להבין למה אנחנו מתכוונים עם ערוץ הדיווח החובה. בעצם, זה כלי שכל חברה חייבת להחזיק כדי שגם עובדים, לקוחות, ספקים, מפיצים... יוכלו ליידע את החברה, תמיד בסודיות, על מה שהם לא אוהבים איך זה נעשה.
לדוגמה, דמיינו שאתם עובדים במערכת של עיתון. ושהיחס לבוסים הוא, בלשון המעטה, מעליב. אתה יכול להשתמש בערוץ הדיווח שיש לאפשר כדי להגיב על בעיה זו, באופן סודי, כדי לנסות לפתור אותה.
כל מה שקשור לערוץ התלונות כפוף ל- חוק 2/2023, המכונה בדרך כלל חוק ערוץ הלשנות.
עכשיו, יתכן שאתה חושב שדיווח על משהו כזה פירושו להיטיב עם החברה ושהם עלולים לפטר אותך מיד. וזה נכון, או אולי לא? נמשיך להסביר מהו ערוץ הדיווח החובה ומי מנהל אותו.
מי מנהל את ערוץ הדיווח החובה
אתה כבר יודע מהו ערוץ התלונות ועד כמה הוא חובה. אבל מי האדם שמנהל את זה? האם זו החברה עצמה? עובד חברה? איזו ערובה יש לכך שמה שנאמר או מדווח בפועל באותו ערוץ הוא חסוי ופקידים בכירים לא מתכוונים לגלות ולסכן את התפקיד?
ובכן, על פי חוק ערוץ התלונות שהזכרנו קודם, המסדיר את כל הקשור לכלי זה, מי שחייב להיות אחראי על ערוץ זה הוא אחראי על מערכת המידע הפנימית. במילים אחרות, אדם, צוות או גוף קולגיאלי המיועד בתוך החברה. כלומר, זה יהיה אדם שיהיה בחברה ואשר יגיב לכל התלונות שעלולות להיות. ברור שאתה אחראי לשמור על סודיות ולא לומר מי דיווח על מי.
כן, יש א סדרת דרישות שיש לעמוד בהן:
- להיות בלתי תלוי בגופי ניהול.
- להיות אוטונומי.
- בעלי משאבים אנושיים וחומריים לביצוע תפקידיהם.
- בעל ידע מספק בתקנון ערוץ הלשנות.
- בעל ידע משפטי.
- יכולת לנתח ולקבל החלטות.
- להיות מסוגל לתקשר ולשמור על סודיות ועל חובת הסודיות.
למה זה חובה?
אנחנו תמיד מתייחסים לערוץ הדיווח החובה, אבל למה זה? התקנות מחייבות את כל החברות עם יותר מ-50 עובדים להנגיש ערוץ תלונות זה ללקוחות, עובדים, ספקים וסוכנים אחרים המקיימים אינטראקציה עם החברה.
וזה מחייב בחוק. כך, אם לחברה שלך אין את זה ויש לה יותר מ-50 עובדים, זה אמור להתקיים.
בנוסף לעובדה שקיים ערוץ דיווח חובה זה, עליו לעמוד בדרישות משפטיות מסוימות. ולא די להקים אותו וזהו, צריך שיעמוד ב:
- חוקי הגנת מידע ופרטיות. כלומר, כל המידע שתקבל מנוהל תמיד באופן סודי ומוגן כראוי על ידי תקנת הגנת המידע הכללית.
- האנונימיות. כי מי שמדווח או מדווח על המקרה דרך ערוץ הדיווח חייב תמיד להישאר אנונימי.
- סיקור מולטימדיה. כדי שאנשים יוכלו לדווח בדרכים שונות, מטלפון, אישי, מדיה מקוונת... כלומר, אם אתה לא רוצה, אתה לא צריך להגיש פיזית את הדיווח, אלא אתה יכול לעשות זאת באמצעות שיחה , דואר אלקטרוני...
- קובץ מאובטח כדי לבצע מעקב ובכך לסנן דיווחים כוזבים.
הפרות שניתן לדווח עליהן
בערוץ דיווח חובה יש סדרה של הפרות או תלונות שניתן לעבד באמצעות ערוץ זה. ככלל, ערוץ זה יכול לשרת כל מצב שמפר את הקוד האתי. באופן ספציפי, חלק מההפרות הללו הן:
- אלימות במקום העבודה: הטרדה במקום העבודה, הטרדה מינית, אפליה...
- אלימות אתית: ניגודי עניינים, התנהגות לא אתית, החלטות הפוגעות בחברה או בצדדים...
- בטיחות ובריאות בעבודה: אי עמידה בתקנות הבטיחות.
- סעיפי הפרת חוזה: לעבוד יותר שעות מהקבוע, לקבל פחות שכר, לבצע יותר משימות מאלה שנקבעו בחוזה וכו'. במילים אחרות: התעללות במקום העבודה.
- הונאה כספית.
בכל מקרה, למרות שמדובר בהפרות הנפוצות ביותר הניתנות כדוגמה לערוץ המדווח, ישנם מצבים רבים נוספים בהם הערוץ יכול לפעול בנושא.
יתרונות ערוץ הלשנות
לבסוף, ולמרות שאולי הבנתם, ישנם יתרונות רבים בקיום ערוץ הדיווח החובה בחברות. ביניהם:
הגנה ואבטחה. על ידי עובדים, לקוחות, ספקים, מפיצים וסוכנים אחרים המשתתפים במערכת היחסים עם החברה. יתרה מכך, העובדה שהאנונימיות נשמרת והמדווחים מוגנים פירושה שעבודתם או מערכת היחסים שיש להם עם עמיתים או בוסים אחרים אינם בסכנה. כמובן, זה יהיה תלוי בשיקול דעתו של אותו אדם עם השאר.
- משוב לחברה. כי זה מאפשר לחברה לדעת מה צריך לשפר או מה מהווה איום על המותג האישי שלה או על עובדי החברה עצמה.
- זה משמש לשמר כישרון. כי זה עוזר לעובדים להרגיש מוטיבציה רבה יותר לראות שלחברה אכפת שסביבת העבודה תהיה הטובה ביותר.
עכשיו כשאתה יודע מהו ערוץ הדיווח החובה ומי מנהל אותו, האם אתה רואה את השימוש בו או שאתה חושב שזו דרך אחרת לקרוא לאחת הפונקציות שבוצעו על ידי מחלקת משאבי אנוש? קראנו אותך בתגובות.